Direct naar de content
icon search white Created with Sketch.

Dienstverlening moet doorgaan, onafhankelijk van storingen in het zaaksysteem!

5 augustus 2019
error.jpg
in de continuïteitsvoorziening 36.772 Totaal aantal records in zaakberichten
start 15 juli Gemeente Helmond gebruikt de Continuïteitsvoorziening
vanaf de livegang met iburgerzaken 75.994 Totaal aantal dossiers

Sinds 15 april 2019 is gemeente Helmond zaakgericht gaan werken met iBurgerzaken en een koppeling met het zaaksysteem. Theo Daniels, Applicatiebeheerder iBurgerzaken bij gemeente Helmond, vertelt je meer over de functionaliteit en implementatie van de Continuïteitsvoorziening. Het grootste voordeel? De dienstverlening wordt dankzij de Continuïteitsvoorziening niet beïnvloed door het zaaksysteem.

Controle op je zaakberichten

Tijdens het testen constateerde Theo dat de front- en backoffice niet in iBurgerzaken kan werken op het moment dat het zaaksysteem uit de lucht is, traag is of andere moeilijkheden ondervindt. Theo vertelt: “Het zaaksysteem is natuurlijk leidend en ook initiatiefnemer van het uitgeven van het zaaknummer. We zijn toch live gegaan op 15 april in de hoop dat storingen in het zaaksysteem zouden meevallen.”. In de tussentijd heeft Dylan Kusters, Product Owner Team Edge, met zijn team verdere functionaliteit ontwikkeld om te zorgen dat iBurgerzaken minder afhankelijk is van het zaaksysteem: de continuïteitsvoorziening. Bertil Rebergen, architect iBurgerzaken bij PinkRoccade Publiekszaken, legt uit wat de continuïteitsvoorziening is: “Vergelijk de communicatie tussen iBurgerzaken en het zaaksysteem met een postpakketje dat je afgeeft. In principe verwacht je dat als je een pakketje afgeeft deze altijd goed aankomt. Dus dat een bericht van iBurgerzaken, zoals het aanmaken van een zaaknummer, het toevoegen van een document et cetera, goed aankomt. In de praktijk blijkt echter dat dit pakketje, of berichten, niet altijd juist aankomen. De continuïteitsvoorziening zorgt ervoor dat als jouw pakketje, of bericht, niet juist aankomt, dit geen consequenties heeft voor de volgende die een pakketje, of berichtje, komt afgeven. Iedereen heeft dus zijn eigen communicatie richting het zaaksysteem.”. Bertil vervolgt: “Daarnaast zijn in de continuïteitsvoorziening de zaakberichten gebundeld wanneer het zaaksysteem eruit ligt en deze worden later aangeboden aan het zaaksysteem: de zaakberichten worden altijd gebundeld op bijvoorbeeld het dossiernummer. Alle zaakberichten worden opgeslagen in de continuïteitsvoorziening op volgorde dat ze binnenkomen. Gaat bericht 4 fout, dan zal 5, 6 en 7, et cetera worden opgeslagen. Wanneer de fout hersteld is in 4 kun je deze opnieuw verzenden en dan zal 5, 6 en 7 ook netjes opvolgend weer verstuurd worden.”.

En toen ging het zaaksysteem echt uit de lucht bij gemeente Helmond..

Theo deelt: “Toen ons bekend werd dat de voorziening verder gevorderd was, is er meteen een afspraak gemaakt op 15 juli 2019. Toen is de testomgeving ingericht met deze continuïteitsvoorziening en getest. Het bleek dat deze goed zijn werk deed. Op dezelfde dag, 1 uur nadat we de testomgeving hadden ingericht, kregen we allerlei foutmeldingen in de iBurgerzaken productieomgeving. De oorzaak was dat ons zaaksysteem niet te bereiken was vanuit iBurgerzaken. Ter plekke hebben we besloten om de voorziening ook in te richten voor de productieomgeving. Na de inrichting merkten we dat iBurgerzaken weer te gebruiken was en dat alle berichten voor het zaaksysteem netjes gebufferd werden in iBurgerzaken.”. Hij vervolgt: “Nadat het zaaksysteem weer in de lucht was, werden de zaakberichten alsnog netjes aangeboden en is de informatie in het zaaksysteem en iBurgerzaken weer gelijk.”. Daarnaast biedt de continuïteitsvoorziening de mogelijkheid om zelf de berichten te bekijken tussen iBurgerzaken en het zaaksysteem. Theo vertelt: “Doordat ik als applicatiebeheerder alle berichten kan zien via 'onderhouden zaakberichten'. Kan ik in het geval van een foutief bericht meteen zien waar dit mee te maken heeft en daar actie op ondernemen.”. Dylan voegt daaraan toe: “Vanaf release 3.01 voegen we hier nog meer functionaliteit aan toe. Zoals dat met de koppeling van het zaaksysteem iBurgerzaken een aantal nummers alvast reserveert: zodat zaak- en documentnummers hetzelfde blijven. Daarnaast kun je zonder dat je op dit moment een koppeling hebt met een zaaksysteem er toch voor kiezen om ‘zaakgericht werken’ aan te zetten. iBurgerzaken slaat dan alle berichten op en deze kunnen in een later stadium worden verzonden.”. Theo sluit af: “Kortom, de continuïteitsvoorziening is een prima stukje functionaliteit in iBurgerzaken dat ervoor zorgt dat ondanks de afhankelijkheid van een zaaksysteem, iBurgerzaken toch beschikbaar blijft wanneer het zaaksysteem niet te bereiken is.”.

Deel via:

Burgerzaken

De afgelopen jaren heeft ICT een heel ander gezicht aan onze samenleving gegeven. De smartphone en tablet zijn een verlengstuk van onszelf geworden; een zesde zintuig dat we 24x7 inzetten.

Burgerzaken

Experts

Maak kennis met onze experts

‘Samen met klanten verantwoordelijk voor nieuwe innovaties!’

Dylan Kusters, Product Owner
Dylan Kusters