Direct naar de content
icon search white
11 december 2017 - Nieuws

Hulp bij jouw doelstellingen?

Wij gaan graag met jou de uitdaging aan om jouw doelstellingen te behalen. Hoe? Door onze jarenlange kennis me jullie te delen. Wij gaan je helpen met het inrichten van zaaktypen, met het maken van keuzes bij het specifiek inrichten van een zaaktype, hoe je burgers kan verleiden naar het digitale kanaal, en met meer doelstellingen vanuit jouw gemeente. Speciaal hiervoor hebben wij een dienstverleningsplan 2018. Wij maken het dienstverleningsplan graag samen met jou op maat!

Wat zijn de mogelijkheden?

Er zijn verschillende onderwerpen waarmee wij jou kunnen helpen. Deze zijn hieronder beschreven.

AVG dataminimalisatie

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) treedt 25 Mei 2018 in werking. Een van de pijlers van de AVG is dataminimalisatie. Dataminimalisatie is bij het verwerken van persoonsgegevens niet meer gegevens verzamelen dan nodig is om het doel waarvoor ze gebruikt te bereiken. In verschillende zaaktypen kan dit de kwestie zijn bij je huidige inrichting. Wij gaan samen met jullie Functionaris Gegevensbescherming (FG) de inventarisatie maken, op basis waarvan de dataminimalisatie kan worden gedaan. We gaan hier samen op zoek naar de persoonsgegevens die worden verwerkt in iZaaksuite, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke grondslag hierbij hanteert wordt.

Best value zaaktype

Pluk de vruchten van ieders ervaring. Welke zaaktypen leveren jouw gemeente de meeste toegevoegde waarde en op welke wijze zijn deze processen gevormd? De consultant analyseert de bedrijfsprocessen en deelt hands-on praktijkervaring over hoe een bepaald zaaktype uw organisatie veel efficiency kan brengen. Het mooie streven van 'best value' om met zo min mogelijk inspanning zo veel mogelijk winst te behalen bij een bepaald zaaktype.

Bootcamp

Met onze R&D afdeling organiseren wij geregeld “bootcamps”. Tijdens de bootcamp ontwikkelen wij in een korte periode met alle disciplines, van kop tot staart en compleet afgeronde nieuwe functionaliteit. Deze werkwijze is voor ons uitermate geschikt om in een korte periode een mooi resultaat neer te zetten. Onze goede ervaring met deze aanpak hebben we gekoppeld aan het zaakgericht werken. Tijdens de bootcamp gaan we samen met jullie op basis van een fixed scope en fixed end date zaaktypen live brengen. Wil jij dus in een korte periode een flinke boost geven aan het zaakgericht werken? Dan is de bootcamp methode de methode om dit te realiseren. 

Bouwdag

Samen bouwen aan zaaktypen, dat is de kern van een bouwdag. Gedurende deze dag gaat de consultant samen met jullie een of meerdere generieke dan wel specifieke Zaaktype bouwen. De bouwdag beginnen we met het maken van taken op een scrumbord. De taken zullen we gezamenlijk prioriteren, zodat we gedurende de dag maximale output leveren. Hierbij houden wij in de gaten dat alle stappen die moeten worden doorlopen voor het bouwen van een zaaktype aan bod komen! Denk hierbij aan het maken van een documenttype, een checklist, statustype, resultaattypen en een afhandelingsproces. Aan het einde van de dag is het de bedoeling dat er minimaal een zaaktype is ingericht die vervolgens ook gereed is om in gebruik te nemen voor zowel iZaakafhandeling als iKCS.

Deep dive voor applicatiebeheer

Tijdens de deep dive gaan we samen met de applicatiebeheerders op zoek naar de uiterste van de mogelijkheden van iZaaksuite. Deze deep dive is uitermate geschikt als we samen aan de slag gaan om zaaktypen specifiek in te richten. Na afloop van deze dag is de applicatiebeheerder de kenner van iZaaksuite. De volgende thema's zijn voorbeelden, uiteraard kunnen we vooraf ook andere thema's afspreken: hoofd-, deel- en vervolgzaken, dynamisch zaakgericht werken, automatische acties inbouwen, sjabloonbeheer, ideale paden versus optionele paden en matchen van gegevens met webformulieren.

Functioneel applicatiebeheer

Krijg je de vakantieplanning niet sluitend of heeft de bedrijfsvoering meer vraag dan dat de functioneel applicatiebeheerders kunnen verwerken? Wij kunnen jouw beheerorganisatie ondersteunen of tijdelijk vervangen tijdens verlof/ziekte. Dit kan zowel op locatie als remote gebeuren.

Ketendag 'De keten achter het zaakgericht werken'

Zaakgericht werken met de hele gemeente betekent ook ketengericht werken met de hele gemeente. Achter het zaaksysteem schuilt een hele wereld van XML-berichtjes, ketens en regels die erg belangrijk zijn voor het goed laten draaien van uw zaaksysteem.
In deze cursusdag word je door de consultant meegenomen in de wereld van de zaakgericht werken keten, zowel conceptueel als praktisch.
De conceptuele uitleg helpt je in de analyse bij problemen of bij veranderingen in de keten terwijl de praktische uitleg je helpt in het dagelijks goed laten draaien van deze keten.
Na deze cursusdag weet je wat er daadwerkelijk gebeurt als een zaak gestart wordt vanuit het DMS, een document gecreëerd wordt door de zaakbehandelaar en wat er gebeurt als een zaak wordt afgehandeld of vernietigd.

De kennis die op de ketendag opgedaan wordt, mag beschouwd worden als basiskennis voor elke gegevensbeheerder, ketenbeheerder, applicatiebeheerder, key user of zaaktype-inrichter in de gemeente.

Kwaliteitsdag

Kwaliteit van gegevens is de basis voor een goede dienstverlening. Daarom is het essentieel dat er regelmatig een controle plaatsvind op de kwaliteit van jouw zaaktypen en onderliggende gegevens. Tijdens de kwaliteitsdag liggen we de focus op één onderwerp.

Mogelijkheid 1 is samen met jou kijken naar de huidige kwaliteit en inrichting van jullie processen. De ervaring leert dat het belangrijk is om de huidige kwaliteit van processen te monitoren en constant te blijven verbeteren.

Mogelijkheid 2 is het kijken naar de kwaliteit van de natuurlijke en niet natuurlijke gegevens. Aan het einde van de dag heb je de juiste tools in handen om de kwaliteit van jouw gegevens te optimaliseren en waar nodig natuurlijk te corrigeren.

New-user day

Het zaakgericht werken gemeente breed inzetten, dat is het doel. Hierdoor komen steeds meer afdelingen in aanraking met het zaakgericht werken. Dit betekent dat ze aan de slag gaan met iZaaksuite. Zonder een goede opleiding zal de acceptatie van iZaaksuite langzamer verlopen. Wij kunnen de nieuwe medewerkers opleiden.

Tijdens de new-user day geven wij een opleiding waarbij alle facetten van iZaaksuite langskomen. Na afloop van deze dag zal de medewerker in staat zijn om met iZaaksuite te werken en zal hiervoor een certificaat ontvangen!

Wij bieden de opleiding aan voor zowel applicatiebeheerders als voor de eindgebruiker. Het maximaal aantal gebruikers voor deze dag is 6.

Releasesupport

Wij garanderen een continue doorontwikkeling van iZaaksuite. Hiervoor leveren wij vier releases per jaar uit. De releases bestaan uit het oplossen van fouten, het toevoegen van wensen en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit. Vaak blijkt in de praktijk dat door tijd gebrek of door simpel weg gelimiteerde kennis dat de nieuwe release niet of gedeeltelijk in gebruik wordt genomen. Dit is zonde. Daarom bieden wij ondersteuning bij het invoeren van een nieuwe release. We lichten dan de nieuwe release toe en implementeren samen de quick-wins, zodat je altijd gebruik maakt van alle mogelijkheden van iZaaksuite.

Rollen en vertrouwelijkheden

Rollen en vertrouwelijkheden spelen een belangrijke rol voor de beheerders van iZaaksuite, je wilt immers niet dat jouw gebruiker teveel of te weinig informatie kan inzien. Tijdens deze dag gaan wij in op:

  • hoe de medewerkers de juiste rollen en autorisatie toebedeeld krijgen om zaken te behandelen.
  • hoe de rollen worden gekoppeld aan een zaaktype.
  • hoe de vertrouwelijkheid van een zaaktype, zaak of document moet worden ingesteld.

Daarnaast is er natuurlijk ook aandacht voor jullie huidige inrichting. Samen bekijken we of de inrichting aangescherpt dient te worden.

Train de trainer

De train-de-trainer dag is een creatieve en interactieve dag waarop de cursusleider samen met de applicatiebeheerders en toekomstige trainers concreet vorm gaat geven aan trainingen voor gebruikers. De behoefte van de eindgebruikers is erg belangrijk en mede bepalend voor de inhoud en het resultaat van deze dag.

Wij hebben ervaring in het geven van trainingen en het laten landen van organisatieveranderingen, waarin iZaaksuite ondersteunend is, nooit het doel op zich. Deze ervaring komt terug in best-practices, voorbeeldmateriaal en directe ondersteuning bij het vormgeven van trainingen en trainingsmateriaal. Uiteindelijk zorgt deze cursusdag ervoor dat jouw organisatie een grote stap zet in het trainen en motiveren van de eigen medewerkers en een goede basis heeft om op verder te werken.

Verbeterdag

Gedurende deze dag nemen we de huidige inrichting van iZaaksuite samen door. Daarbij wordt vooral gelet op procesverbetering, nieuwe (nog niet gebruikte) functionaliteit en andere mogelijkheden tot vernieuwing/verbetering van de huidige inrichting. Uiteraard denken we samen na over de inhoud van deze dag en stellen bijvoorbeeld een aantal specifieke processen voor die verbeterd gaan worden. De ervaring is dat veel van onze klanten, nadat een zaaktype gemaakt is, soms jaren niet meer naar kijken naar de inrichting van het zaaktype en daardoor kansen missen. Er zijn altijd bepaalde onderdelen die opgefrist kunnen worden of efficiënter kunnen worden ingericht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een stukje procesoptimalisatie, en het betrekken van de organisatie bij het zaakgericht werken.

Doel van deze dag is het in kaart brengen van de verbetermogelijkheden en waar mogelijk ook al daadwerkelijk verbeteringen door te voeren.

Maak je interesse kenbaar!

Hoe eerder we jouw vraag kennen, hoe beter we hierop kunnen inspelen... We starten vanaf 1 januari 2018. Heb je interesse in meerdere onderwerpen? Dan kunnen wij deze combineren en stellen wij samen een service kalender voor 2018 op. Heb je interesse? Vul dan dit formulier in!

Deel via:

‘Samen met jou de processen optimaliseren.’

Ralph Robben, Consultant zaakgericht werken
A33P6583.png

Ik help je graag verder

+31 (0)6 2952 7159