Direct naar de content
icon search white
Gemeente Waalwijk

Optimaal gebruik van iBurgerzaken met iService

23 mei 2019
Digitale dienstverlening - tablet
doelstelling eind 2019 50% groene verhuizing
papierloos werken na 1 dag proces Huwelijk
Huidig gemiddelde 65,4% Selfservicepercentages

Alles uit het systeem halen door proces en systeem naadloos op elkaar af te stemmen, dat is het traject dat gemeente Waalwijk is gestart. Wat het nu al oplevert? iBurgerzaken wordt optimaal benut dankzij advies op maat. Dat zorgt voor tevredenheid bij medewerkers (en inwoners). Lees hier hoe Waalwijk dit samen met PinkRoccade Publiekszaken realiseert.

Inzicht dankzij de 0-meting

Moniek Kemps, senior medewerker Publiekszaken bij gemeente Waalwijk, vertelt waarom zij aan de slag zijn gegaan met iService: “Wij hadden niet het gevoel alles uit iBurgerzaken te halen. We kenden niet alle opties of keuzemogelijkheden die mogelijk zijn in het systeem. Mede daardoor liepen we tegen verschillende problemen aan.”. Genoeg reden om te starten met iService.

Dag 1 van dit traject staat in het teken van de 0-meting. Tijdens de 0-meting heeft Luuk Mimpen, consultant PinkRoccade Publiekszaken, interviews gehouden met verschillende medewerkers van gemeente Waalwijk. Luuk heeft hierdoor een goed beeld gekregen van de gemeente Waalwijk, haar uitdagingen en haar struikelblokken bij de verschillende processen. Moniek vervolgt: “Je merkt dat Luuk onze vraagstukken begrijpt, dat is heel fijn. Doordat hij de inhoud begrijpt, kan hij ons helpen. Ook brengt hij veel kennis mee doordat hij bij veel andere gemeenten komt. Hij weet dus de juiste vragen te stellen.”.

Na de interviews heeft Luuk de verkregen informatie uit de verschillende interviews geanalyseerd en een algemene terugkoppeling gedaan . Luuk legt uit: “Tijdens de terugkoppeling geef ik advies over belangrijke pijnpunten waar ik zie dat we veel winst kunnen behalen. Vervolgens koppelen we daar met elkaar doelstellingen aan en maken we een planning.”. Moniek voegt toe: “Het is fijn dat om met een consultant een kort lijntje te hebben. Je weet daardoor bij wie je terecht kan en die ook alles van je situatie weet.”.

Samen de doelstellingen behalen van de gemeente Waalwijk

De vervolgdagen worden ingevuld aan de hand van de doelstellingen gebaseerd op de resultaten van de interviews tijdens de 0-meting. Elke vervolgdag staat bij gemeente Waalwijk in het teken van een proces, namelijk: iVerzoek, iNationaliteit, iHuwelijk, iOnderzoek, iGeboorte en iOverlijden.

“Het is fijn dat we nu weten dat we aan deze processen gaan werken en wanneer we dat gaan doen. Als je nu vragen of opmerkingen krijgt van collega’s over een bepaald proces kun je specifiek teruggeven wanneer we daaraan gaan werken. Dat is toch anders dan teruggeven dat je er ooit iets mee gaat doen.” vertelt Moniek. Ze vervolgt: “Ik realiseer me ook dat we de eerste gemeente waren die 5 jaar geleden met iBurgerzaken is gestart. En sinds die tijd is er veel veranderd en vernieuwd. Wij hebben niet alle vernieuwingen en handigheidjes meegekregen sinds die tijd. Ook daar hebben we nu ruimte voor om naar te kijken.”. Luuk vertelt: “Ik zie vaak dat verschillende gemeenten geen handigheid vinden in de releasenotes. Maar met wat hulp en tips vanuit ons zie je dat processen dan toch een stuk efficiënter maar vooral prettiger worden voor de medewerkers.”.

Blije medewerkers en blije burgers door een sterke samenwerking

Moniek legt uit: “Het systeem moet in principe ondersteunend zijn aan je proces. Soms is het toch goed om je proces eens kritisch te bekijken: waarom doe je de dingen nog zoals je deze doet? En is dit inderdaad de slimste manier?”. Luuk vult aan: “Zo zag je ook bij de #LSG18 dagen dat het leuk is om met elkaar na te denken over het verhuisproces.

Moniek sluit af: “Ik zou iService zeker aanbevelen! iService draagt bij aan de algehele tevredenheid bij ons. Je krijgt advies op maat doordat er iemand meedenkt over jouw situatie die ook ervaring heeft bij andere gemeenten. We hebben hierdoor het gevoel dat we meer uit het systeem halen.”. Luuk legt uit: “Het mooie bij gemeente Waalwijk is dat ik echt het gevoel heb dat het van 2 kanten komt, dat helpt natuurlijk enorm. We willen er echt met elkaar het beste uithalen. Een sterke samenwerking!”.

Wil je ook aan de slag met iService? Plan een gratis QuickScan-dag in. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.

Deel via:

Burgerzaken

De afgelopen jaren heeft ICT een heel ander gezicht aan onze samenleving gegeven. De smartphone en tablet zijn een verlengstuk van onszelf geworden; een zesde zintuig dat we 24x7 inzetten.

Burgerzaken

‘Mijn doel is om in verbinding met klanten en relaties écht bij te kunnen dragen aan (proces)verbetering en innovatie.’

Femke Rhouat-Van der Gouw, Manager Services Publiekszaken
Femke Rhouat.png

Ik help je graag verder

+31 6 4609 1120