Direct naar de content
icon search white
19 april 2017 - Nieuwsbericht

Verbetering van het inkoopproces: meer doen met minder

Efficiënter werken en optimalisatie van de bedrijfsprocessen is in gemeenteland een aandachtsgebied van formaat. Verbeteringen moeten daarbij vooral plaatsvinden op de pijlers doelmatigheid, rechtmatigheid en kwaliteit. Met behulp van de Lean methodiek is onderzoek gedaan naar het inkoopproces bij de gemeenten Huizen en Hoogeveen. Uit het onderzoek blijkt dat een gemeente een tijdsbesparing kan realiseren van 78% op het bestelproces én 40% op factuurafhandeling.

“Een goed voorbeeld van een verbeterpunt is het aantal niet correct geaccordeerde facturen. Waarom zijn facturen in 30% van de gevallen, ondanks de accordering van een budgethouder, niet direct te boeken? Waarom is dit een probleem en waarom lopen we steeds tegen hetzelfde probleem aan? Waarom ontbreekt de verplichting voor deze factuur?”

Behoefte tot verbetering
Het totale inkoopproces is op te splitsen in het bestelproces en de uiteindelijke factuurafhandeling. Vanuit de onderzochte gemeenten zijn een aantal duidelijke wensen en behoeften neergezet.

  • Reduceren van kosten binnen de interne organisatie;
  • Een gestandaardiseerd en bewaakt inkoopproces voor alle betrokkenen;
  • Een inkoopproces dat maximaal is geautomatiseerd, met een gedigitaliseerde documentenstroom.

Verspillingen in het proces
Lean richt zich op het maximaliseren van klantwaarde in een proces door het elimineren van niet-waarde toevoegende acties en verspillingen. Veel verspillingen in het huidige inkoopproces worden veroorzaakt door ‘herstelacties’: een activiteit die noodzakelijk is, doordat het niet in één keer goed gaat. Een andere bron van verspilling is het niet naleven van de afspraak tot vastlegging van verplichtingen. Als gevolg van discipline en cultuur vindt deze vastlegging niet altijd plaats. Bovendien zijn de vele en omslachtige controleslagen in het koopproces aan te merken als niet-waarde toevoegend. Deze controlestappen kosten onnodig tijd. Er is dus een flink verbeterpotentieel aanwezig.

Uitgangspunten voor procesverbetering
Vanuit de Lean-methodiek en de mogelijkheden op automatiseringsgebied zijn er heldere punten voor procesverbetering uitgedacht.

  • Volledig digitale documentenstroom;
  • Geborgd en bewaakt inkoopproces door een rechtmatige beslisboom (geautomatiseerd);
  • Volledige integratie tussen aanvraag, inkoopcontract, bestelling en factuur;
  • Lean workflow met verminderde kans op fouten en verhoging kwaliteit;
  • Lerend vermogen: terugkoppeling naar aanvrager bestelling.

Verbeterpotentieel
Beide gemeenten kwamen tot de ontdekking dat het aantal te doorlopen processtappen meer dan halveert met gemiddeld een tijdsreductie van respectievelijk 78% voor het bestel- en 40% voor het facturatieproces. Dit efficiëntere proces zorgt voor aanzienlijke besparingen. Daarnaast werd duidelijk dat betere mandatering en budgetbewaking resulteert in borging van rechtmatigheid en kwaliteit. Deze financiële beheersing en het in control zijn van de organisatie zorgt bovendien voor een transparante verantwoording naar de gemeenteraad.

Ook aan de slag met het verbeteren van het inkoopproces binnen de gemeentelijke organisatie?
Dit kan met onze oplossing Smart Finance. Kwartiermakers Stein en Bestuursdienst Ommen-Hardenberg zijn overtuigd van de nog te ontwikkelen oplossing. Neem contact op met mij voor meer informatie.

Deel via:

‘Nieuwe ontwikkelingen? Die bedenk en maak je samen.’

Wilco Moen, Product Manager Financiën & Services
Wilco Moen

Ik help je graag verder

+31 6 2952 7440