Direct naar de content
icon search white
Zaakgericht werken

Documentmanagement

In het gemeentelandschap van de toekomst is de digitale beschikbaarheid van informatie vanzelfsprekend. Zowel burgers, bedrijven als ambtenaren profiteren daarvan. Burgers en bedrijven willen tijd- en plaatsonafhankelijk inzicht hebben in hun ‘zaak’ en alle documenten die daar bij horen. De gemeenteambtenaar wil zijn burgers en bedrijven beter en sneller van dienst kunnen zijn. Een volledig digitale documentomgeving is dan ook een kwestie van tijd.

Burgers en gemeenten profiteren

Net als bij zakelijke transacties willen burgers hun gemeentelijke aanvragen via laptop, smartphone of tablet kunnen indienen, de status ervan kunnen checken, of erop kunnen reageren. Een volledig gedigitaliseerde documentomgeving maakt dat mogelijk. En ook gemeenten profiteren daarvan. Het integrale klantbeeld dat ze daarmee verkrijgen, stelt hen in staat om het Klant Contact Centrum perfect te laten functioneren. Medewerkers kunnen direct inspelen op de klantvraag, hebben realtime inzicht in alle zaken van een burger of bedrijf, en zijn in staat om sneller en daadkrachtiger op vragen te reageren. Het geïntegreerd documentmanagementsysteem iDocumenten van PinkRoccade Local Government voorziet daarin.

Samenwerking tussen afdelingen

iDocumenten faciliteert bovendien een betere en nauwere samenwerking tussen gemeentelijke afdelingen. En die samenwerking wordt steeds noodzakelijker als gevolg van de aangekondigde bezuinigingen. Via iDocumenten kunnen ambtenaren van verschillende afdelingen samen aan ‘zaken’ werken, waarbij ze gebruikmaken van dezelfde, gekoppelde en digitaal beschikbare documenten.Vanaf het moment dat een aanvraag binnenkomt, of dat nu elektronisch of via de reguliere post is, wordt deze direct als zaak opgeslagen en gestart in de juiste applicatie. Vanuit de zaak zijn de documenten gedurende het gehele proces eenvoudig terug te vinden in iDocumenten. De afhandelende applicatie en iDocumenten werken hierbij voor de gebruiker als één geïntegreerde oplossing. De burger profiteert ondertussen van een snellere afhandeling en heeft geen last meer van miscommunicatie tussen afdelingen of documenten die ergens in het gemeentehuis zijn kwijtgeraakt.

(burger)zaken: volledig digitaal werken

De gemeente Druten en Nunspeet zijn in september 2015 live gegaan met de koppeling tussen iDocumenten en iBurgerzaken. Door de koppeling beschikken medewerkers nu altijd over de juiste en meest recente informatie van onze inwoners en worden documenten automatisch digitaal opgeslagen. Er hoeven geen aparte mappen met bestanden meer op de computer te bewaard te worden. Dat komt de overzichtelijkheid sterk ten goede en bevordert het papierloos werken. Een mooi voorbeeld wat zaakgericht werken onder architectuur inhoudt!

Gecertificeerd

Met iDocumenten krijgen gemeenten de beschikking over een krachtige en flexibele suite voor documentmanagement, recordsmanagement en postmanagement die voldoet aan alle geldende KING-standaarden Een oplossing die bovendien naadloos aansluit op relevante componenten van Makelaarsuite, NEN-2082 is gecertificeerd en waarvan relevante zaakinformatie ook eenvoudig kan worden verstrekt aan afnemers zoals Mijn Overheid en Omgevingsdiensten.

Deel via:

Wil je meer weten?

Esther Reijers, projectleider digitalisering bij de gemeente Druten, vertelt over de eerste resultaten van koppeling iDocumenten en iBurgerzaken.

De volledige klantcase bekijken

Download document (342KB)

‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’

Jouke Schrover, Productmanager Zaakgericht werken
Jouke Schrover

Ik help je graag verder

+31 (0)6 1332 9617