Grootegast: Milieupas van 2 weken naar 2 dagen! Binnen één jaar drie stappen richting De Complete MidOffice©
Geplaatst op 23-06-2009 in de categorie Persberichten
Medio mei is de gemeente Grootegast (ruim 12.000 inwoners) succesvol live gegaan met stap 3 (eigenlijk in het jargon: toegevoegde waarde 3) van de door PinkRoccade Local Government ontwikkelde Complete MidOffice©. Het gaat daarbij onder meer om het onderdeel Zaakafhandeling. Inwoners van Grootegast kunnen nu digitaal een milieupas aanvragen en betalen.
Dat geldt trouwens ook voor de inwoners van de buurgemeenten Leek (19.300 inwoners) en Marum (10.100) in de zuidwesthoek van Groningen. De doorlooptijd van de aanvraag voor de inwoners van Grootegast is teruggebracht van twee weken naar één tot twee dagen en voor de inwoners van Leek en Marum duurt het soms een dagje langer omdat een aantal gegevens van de digitale aanvraag nog handmatig gecontroleerd moeten worden. Maar als de aansluiting op de GBA-V er is, zo vertelt Frits Moorlag, hoofd afdeling Publieke Dienstverlening/loco-secretaris en projectleider midoffice, kunnen die aanvragen straks even snel worden afgehandeld.
Ruim een jaar geleden spraken we Frits Moorlag ook voor deze digitale nieuwsbrief. Toen vertelde hij dat zijn gemeente ‘tegen de Groningse stroom in' niet gekozen had voor het samenwerkingsverband GovUnited, maar voor De Complete MidOffice © van huisleverancier PinkRoccade Local Government. Hij wilde toen vóór de zomer van 2008 in ieder geval stap 1 (een aantal producten van Burgerzaken met DigiD online aanvragen) gerealiseerd hebben. Wat later wilde hij stap 2 zetten met onder andere prefill van formulieren. Met SIM, partner van PinkRoccade Local Government, als leverancier van het internetportaal voor burgers en bedrijven, en natuurlijk PinkRoccade Local Government zelf zijn vervolgens deze eerste twee stappen vorig jaar zomer al voortvarend afgerond. In april dit jaar is Grootegast begonnen met het realiseren van stap 3, zaakgericht werken.
‘Heel concreet hebben we een product gekozen dat aanspreekt en massa heeft. Er zijn 20.000 milieupasjes in omloop waarvan er jaarlijks 2.000 worden gemuteerd. De borgsom is 10 euro en men kan er ook tegoed op laten zetten voor iedere keer dat men naar de milieustraat van de gemeente gaat. Van aanvraag tot aflevering per post thuis van de pas gaat nu bijna geheel geautomatiseerd. Via MijnGemeente kunnen inwoners van Grootegast inloggen (vanuit de andere 2 gemeenten ligt er een link naar Grootegast), de milieupas aanvragen en digitaal betalen. En dat alles gedurende 7 keer 24 uur. Administratieve controles gaan geautomatiseerd. De burger kan de status van zijn aanvraag volgen. Uiteindelijk vervaardigt een ambtenaar het milieupasje en dat gaat op de post'.
Frits Moorlag kan nog niet zeggen hoeveel milieupasjes de eerste maand op deze wijze zijn aangevraagd. Hij geeft ook aan dat er ‘nog weinig ruchtbaarheid aan is gegeven', maar ‘na de vakanties gaan we daar met de afdeling communicatie werk van maken via een publiekscampagne'.
De gemeente is ook van plan na de zomer snel 10 andere producten op deze wijze te gaan aanbieden en afhandelen. Bijvoorbeeld het uitgeven van afvalcontainers. Frits Moorlag heeft er alle vertrouwen in dit in een snel tempo te kunnen realiseren. Hij geeft toe dat Grootegast er bij de milieupas even tegenaan is gelopen dat ‘de organisatie er ook klaar voor moet zijn'. Want nadat wat ‘kleine technische tegenslag snel was opgelost en je in feite heel snel het product als zodanig kon aanmaken, stuitten we op het feit dat de organisatie administratief en in de uitvoering er nog niet helemaal klaar voor was'. Het gaat immers, zo beseft Frits Moorlag nu eens te meer, ‘om een nieuwe manier van werken. Werkprocessen moeten opnieuw worden beschreven en medewerkers moeten de nieuwe werkwijze tussen de oren krijgen'. Al met al is de snelheid van implementatie van stap 3 meegevallen. ‘Ik denk dat onze organisatie er nu ook meer klaar voor is, want zij vinden het heel overzichtelijk dat zo'n aanvraagproces nu, gewoon door je gezond verstand te gebruiken, in 3 tot 4 grote stappen doorlopen kan worden'.
Frits Moorlag komt graag nog even terug op het feit dat zijn gemeente bewust niet voor GovUnited heeft gekozen. Al eerder gaf hij aan dat deelname voor een kleinere gemeente financieel en qua capaciteit duur en lastig is. ‘Nu heeft het zetten van de eerste drie stappen op weg naar De Complete MidOffice © ons ongeveer de helft gekost van alleen maar het inschrijfgeld voor GovUnited. Ook qua jaarlijkse onderhoudskosten zijn we rond 50% goedkoper uit. Bovendien hebben we meters gemaakt en kunnen we burgers en de politiek concrete resultaten laten zien'. De volgende stap is waarschijnlijk de aanschaf en implementatie van een DMS (Document Management Systeem). ‘Dat is een grote stap voor Grootegast en die willen we dan ook graag samen met andere gemeenten gaan zetten', zegt Frits Moorlag.