Direct naar de content
icon search white
Drie in één!

Stroomopwaarts MVS: ICT-project uitkeringsadministratie 3 gemeenten in 3 maanden tijd gerealiseerd

21 november 2016
Werk & Inkomen.jpg
3 maanden
3 gemeenten
25 projectleden

‘Hier is een waanzinnige prestatie geleverd’, zegt Desiree Curfs trots. Zij is directeur van participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS en doelt op de succesvolle samenvoeging van de drie afdelingen Werk & Inkomen van de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam. Mind you: in slechts drie maanden! 

Hoge druk

Elk van de drie gemeenten die de sociale diensten op 1 juli 2015 hebben samengevoegd, werkte op een eigen systeem, met eigen werkprocessen. Dat moest één geïntegreerd efficiënt systeem worden dat op 1 januari 2016 operationeel moest zijn. Na de aanbesteding en selectie kon de gekozen partner, PinkRoccade Local Government, samen met Stroomopwaarts MVS rond 1 oktober aan de slag met de implementatie van CiVision Samenlevingszaken. Curfs: ‘We hebben een projectgroep samengesteld met medewerkers van informatiemanagement en applicatiebeheer en twee mensen van PinkRoccade. Daarnaast is er een stuurgroep opgezet, waarvan ik deel uitmaakte. En we hebben trekkers benoemd, key users in de organisatie, om alle stappen in de werkprocessen te benoemen en later het nieuwe systeem aan collega’s uit te leggen. Met deze club van pakweg 25 man zijn we aan de slag gegaan.’

Frisse start

In zekere zin moest alles vanaf nul worden opgezet: de systemen, de werkprocessen, maar ook de mensen van de drie uitvoeringsbedrijven moesten aan elkaar wennen. ‘Het lastige van een nieuw systeem is, is dat het onbekend is. Maar het prettige is dat het voor alle drié de partijen nieuw was, niemand kon terugvallen op een oud systeem,’ relativeert Curfs deze krachtproef.

Die frisse start had een belangrijk bijkomend voordeel: ‘Er kwam een enorme drive om deze harmonisatieklus met elkaar te klaren. Het plan was: de basis klaar hebben op 1 januari. Maar iedereen raakte zo in een flow, dat er veel meer functionaliteiten gereed waren op die cruciale datum dan gepland. En dat terwijl het dagelijkse werk doorging. In de kerstperiode hebben alle 250 medewerkers die met het systeem zouden gaan werken een training gehad en op 1 januari kon iedereen ermee aan de slag.’

Flow in de organisatie

Volgens Curfs zou zes maanden al een krappe tijdspanne zijn voor zo’n mega-operatie, maar drie maanden is eigenlijk gekkenwerk. Toch is het gelukt: ‘Natuurlijk zijn er verbeterpunten en het duurt een paar maanden voordat iedereen er lekker mee werkt. Maar die zoektocht hadden we ingecalculeerd, daar nemen we de tijd voor. Belangrijk is dat de dienstverlening aan de klant niet onder de migratie geleden heeft. Integendeel, er is een flow in de organisatie gekomen die voor een flitsende start heeft gezorgd.’

Nominatie Computable Awards!

De samenwerking tussen Stroomopwaarts MVS en PinkRoccade Local Government op het gebied van uitkeringen, is genomineerd voor een Computable Award in de categorie ICT-project van het jaar bij de overheid 2016.

Deel via:

Samenlevingszaken

Na de decentralisaties heeft de gemeente steeds meer taken en verantwoordelijkheden gekregen. Dat levert spanning op. Want je moet deze taken uitvoeren met minder mensen en minder budget. Wij helpen je daar graag bij! Met onze software CiVision Samenlevingszaken en iSamenleving.

Samenlevingszaken

‘Samen met gemeenten wil ik het sociaal domein van de toekomst vormgeven.’

Erleyne Brookman, Managing Director Samenlevingszaken
PinkRoccade_0687.png