18 december 2023 - Nieuws

Update WIGG: gecombineerde geslachtsnaam

Op 1 januari 2024 treedt de wet invoering gecombineerde geslachtsnaam in werking, de WIGG. Deze wetgeving maakt het mogelijk dat ouders hun kind een dubbele achternaam kunnen geven. Het is complex want deze wet kent bovendien een aantal overgangsregels. Samen met een aantal kwartiermakergemeenten zorgen we tijdig voor aanpassingen in diverse processen en modeldocumenten binnen iBurgerzaken. Daarbij verkennen we ook hoe we arbeidsintensieve werkzaamheden in overgangsperiode kunnen voorkomen. En natuurlijk nemen we je hierin tijdig mee!

Bij aanpassingen voor de WIGG zijn 4 kwartiermakers betrokken

Op 1 januari 2024 treedt de Wet invoering gecombineerde geslachtsnaam in werking, oftewel de WIGG. Een wijziging als een achternaam leek simpel en klein, maar brengt in de praktijk voor ons complexiteit en flinke aanpassingen met zich mee. Voor jullie betekent dit in een al drukke tijd, veel extra week waar je ook de kwaliteit moet bewaken.

De impact van de WIGG voor de afdeling burgerzaken is naar verwachting erg groot. Het is daarom misschien wel belangrijker dan ooit om iBurgerzaken aan te passen met veel oog voor procesoptimalisatie. Dat doen we niet alleen, daarbij betrekken we uiteraard kwartiermakergemeenten. Gemeenten Amersfoort, Amsterdam, Groningen en Helmond denken sinds zomer 2023 actief mee over de wijzigingen in onderstaande processen en modeldocumenten. Zo zorgen we samen dat de nieuwe werkwijze maximaal aansluit bij de – complexe – praktijk want op onnodig extra werk zit niemand te wachten toch?

Voor gemeenten betekent dit dat er ongeveer 1,2 miljoen kinderen in aanmerking komen voor een naamswijziging, aldus de VNG. De publiekspeiling van het Ministerie van Justitie en Veiligheid voorspelt dat 21% van deze groep hiervan gebruik gaat maken.

Sanne van der Zanden, Product Owner
‘Wist je dat jouw potentiële aantallen te vinden zijn in iNzicht Burgerzaken? In iNzicht Burgerzaken versie 3.05 is sinds begin september een dashboard beschikbaar “BZ Dubbele namen”. Daarin vind je 2 verschillende rapporten: Kinderen die in aanmerking komen voor een dubbele naam en zijn ingeschreven in de gemeente & Vertrokken kinderen die mogelijk in aanmerking komen en NIET vertrokken zijn naar de RNI. Zo heb jij snel inzicht in de potentiële impact binnen jouw gemeente.’

Complexe aanpassingen in processen en documenten binnen iBurgerzaken

De veranderingen voor het burgerzakenvakgebied door de WIGG zijn complex te noemen blijkt uit de gesprekken met deze kwartiermakers. Enerzijds doordat deze wetgeving meerdere burgerzakenprocessen en modeldocumenten raakt. Anderzijds doordat deze wet ook nog een overgangsregeling kent. En misschien wel vooral doordat de communicatie over de exacte details vanuit de ministeries en de burgerzakenvakvereniging (te) laat is gestart ondanks dat deze wet al op 22 september 2022 is aangenomen. Hieronder een opsomming van de aanpassingen in meerdere burgerzakenprocessen en modeldocumenten. Deze noodzakelijk aanpassingen zijn voor alle gemeenten beschikbaar vanaf iBurgerzaken release 4.17 (december 2023).

Aanpassingen in processen van afstamming:
• Aangifte geboorte (ambtenaar en burger)
• Adoptie (ambtenaar)
• Erkenning na geboorte (ambtenaar)
• Erkenning ongeboren vrucht (ambtenaar)
Aanpassingen in proces Naamskeuze voor geboorte
Aanpassingen in processen Generieke akte/latere vermelding
Aanpassingen in modeldocumenten:
• Akte van erkenning
• Akte van geboorte of inschrijving rechterlijke uitspraak
• Akte van naamskeuze
• Akte van ontkenning
• Akte van overlijden levenloos geboren kind
• LV adoptie
• LV erkenning
• LV naamskeuze
• LV ontkenning
• LV vaststelling
• LV vernietiging

Voorkomen van arbeidsintensieve werkzaamheden

Tijdens de kwartiermakersessie op donderdag 12 oktober jl. was er veel lof voor deze noodzakelijke aanpassingen in iBurgerzaken. Wel werd een vervolgvraag gesteld met het oog op de zogenoemde overgangsperiode. De huidige basisoplossingen binnen iBurgerzaken brengen namelijk veel losse handelingen in verschillende processen met zich mee. En hoe fijn zou het zijn om meer arbeidsintensieve werkzaamheden te voorkomen?

Kies als gemeente voor verbeteren, verrijken of vernieuwen

Door de verbeteringen die wij nu hebben doorgevoerd in iBurgerzaken, beschikt jouw gemeente gegarandeerd vanaf 1 januari 2024 over de mogelijkheid om deze mutaties uit te voeren volgens de wet. Deze verbetering zit standaard in het huidige contract en iBurgerzaken-omgeving. Wil je hiermee gaan werken en heb je het webinar op 18 december gemist? Vraag dan de opname aan via info.publiekszaken@pinkroccade.nl
Daarnaast hebben we iBurgerzaken verrijkt. Zo zorgen wij dat deze mutaties verwerkt kunnen worden binnen één proces in iBurgerzaken. Daarmee bieden wij een tijdsbesparing van zeker 10 minuten per kind ten opzichte van het reguliere proces. Zo zorg je de komende 12 maanden voor een werkdrukvermindering bij jouw medewerkers. Kiest jouw gemeente voor deze optie en heb je dat kenbaar gemaakt via jouw Accountmanager? Neem dan deel aan de digitale WIGG training in december of januari.
Volledige ontzorging door de optie vernieuwen is ook mogelijk. Daar komt OPENberichten binnen OPENburgerzaken om de hoek kijken. Zo voorzien wij in het volledige automatische berichtenverkeer naar de ontvangende geboortegemeente in het geval dat de gemeente iBurgerzaken heeft. Als er naar de geboortegemeente wordt genotificeerd, starten we een proces voor generieke akte voor het aanmaken van de Latere Vermelding. Daarnaast notificeren we niet alleen naar de geboortegemeente als de aangifte in de woongemeente wordt gedaan, maar indien aangifte bij geboortegemeente en het kind woont ergens anders, dan sturen we ook een notificatie naar de woongemeente en starten we vooraf ingevulde bijhoudingszaak met bijlagen in de werkstroom. Met deze gouden combinatie verhoog je de kwaliteit van de BRP en verwerk je deze mutaties efficiënter voor een maximale tijdsbesparing. Kiest jouw gemeente voor deze optie en heb je dat kenbaar gemaakt via jouw Accountmanager? Neem dan deel aan de digitale WIGG training in december of januari.

Weet je niet welk pakket jouw gemeente heeft gekozen? Vraag dit dan intern na of stel je checkvraag via info.publiekszaken@pinkroccade.nl.