Direct naar de content
icon search white
11 december 2018 - Nieuws

De OWO gemeenten tevreden over iArchief

Met iArchief haal je de functionaliteit in huis waarmee je klaar bent voor de AVG. iArchief is een documentmanagementsysteem (DMS) dat de archivering en daarmee de vernietiging van documenten borgt voor je taakspecifieke applicaties. De OWO-gemeenten maken hier al een tijd gebruik van, met tevredenheid!

Integratie tussen iBurgerzaken en iArchief

De gemeente Oost- en Weststellingwerf zijn in 2017 gestart met iBurgerzaken. Direct is de integratie tussen iArchief en iBurgerzaken meegenomen. Dit betekent dat als een baliemedewerker een zaak in iBurgerzaken start, er automatisch een zaakdossier in iArchief met bijbehorende documenten wordt aangemaakt. Voorheen werden alle stukken dubbel opgeslagen waarbij de documenten uit iBurgerzaken werden uitgeprint en werden afgeleverd bij Documentaire Informatie Voorziening (DIV). DIV scande vervolgens de documenten in en voegde deze documenten toe aan het DMS. Dit was uiteraard tijdrovend maar ook foutgevoelig omdat er geen goed versiebeheer zit op de documenten. Dit heeft OWO aangepast met iArchief.

De voordelen van iArchief

Met iArchief maak je gebruik van een bewezen oplossing voor het archiefwaardig opslaan van jouw documenten:

  • Automatische archivering en vernietiging van jouw zaak- en documentgegevens uit iBurgerzaken;
  • Robuuste oplossing omdat de communicatie tussen iBurgerzaken en iArchief op basis van het StUF ZaakDMS koppelvlak plaatsvindt;
  • Ondersteuning van het postkanaal, waarbij poststukken (bijvoorbeeld een verhuizing) leiden tot een zaak in iBurgerzaken;
  • Poststukken kun je direct opslaan bij de juiste zaak in iBurgerzaken;
  • Oplossing waarmee je voldoet aan de archiefwetgeving en de AVG voorwaarden.

Voordelen van de koppeling: iBurgerzaken - iArchief

Richard Meijer, adviseur DIV: “De koppeling tussen iArchief en iBurgerzaken maakt het voor de medewerkers een stuk prettiger werken en dat merkt de burger ook. Er is nu één applicatie voor verschillende processen. Dit levert veel efficiency op. Weststellingwerf heeft met de komst van de koppeling tussen iArchief en iBurgerzaken een beter totaalbeeld. De DIV krijgt nu een digitale dossiermap met alle stukken. Ooststellingwerf kan met de komst van de koppeling tussen iArchief en iBurgerzaken een stap overslaan in het proces. Doordat er geen zaakdossier achteraf wordt aangemaakt, dit gebeurt nu automatisch. Dit heeft een verlichting gegeven in de werkzaamheden van DIV. Gemeente Opsterland is sinds november over naar iBurgerzaken waardoor er harmonie is ontstaan voor de DIV-afdelingen”.

Al met al zijn de OWO-gemeenten erg tevreden over iArchief. Richard Meijer, adviseur DIV: “alles staat nu centraal opgeslagen, dat is fijner voor het beheer en duurzaam voor de toekomst”.

Interesse in wat iArchief voor jou gemeente kan betekenen? Neem dan contact met ons op!

Deel via:

‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’

Jouke Schrover, Managing Director Proces & Services
Jouke Schrover

Ik help je graag verder

+31 (0)6 1332 9617