Guus Lummen Projectmanager bij PinkRoccade Informatievoorziening heeft dit project succesvol geïmplementeerd en vertelt hierover samen met Karin de Vroedt en Frits Willemsen van gemeente Haren. Want waarom wilde gemeente Haren graag migreren, hoe verliepen de voorbereidingen, wat is de rol van Guus als projectmanager en hebben zij tips voor gemeenten die dezelfde migratie naar de cloud willen maken?
Een korte introductie
Guus Lummen (ja inderdaad familie van Gijs Lummen) is sinds 3 jaar werkzaam binnen PinkRoccade Local Government. Guus is gestart als helpdeskmedewerker binnen de business unit Ruimte & Omgeving. Na twee jaar is hij hier doorgegroeid naar de functie van consultant/ projectmanager waarna hij per september 2017 de overstap heeft gemaakt als projectmanager naar de unit Informatievoorziening.
Karin is applicatiebeheerder Makelaarsuite en BAG en al sinds 1999 werkzaam bij gemeente Haren. Frits is Adviseur Informatisering en werkt sinds 2006 bij de DAL en gemeente Haren.
Gemeente Haren naar de cloud
De belangrijkste reden waarom gemeente Haren de Makelaarsuite wilde migreren van de lokale server naar de cloud is omdat zij ontzorgt wilde worden. Het beleid van de gemeente Haren is tegenwoordig dat zij alles in de Cloud willen zetten, tenzij dit technisch gezien niet mogelijk is. Dit is een keuze die gemaakt is door het bestuur en wij als PinkRoccade kunnen hen daarin voorzien. Daarnaast wilde zij een voorschot nemen op de aankomende herindeling.
De voorbereidingen
Binnen de gemeente was weinig tijd nodig om draagvlak te creëren voor deze migratie. Het bestuur was dan ook snel overtuigd, volgens Karin en Frits was het besluit snel genomen. De eerste reactie van Frits nu zij als gemeente in de cloud zitten is “Fijn! Mooi dat we over zijn in een kort tijdsbestek zonder al te veel brokken.’’
De voorbereidingen op de migratie zijn volgens de gemeente prima verlopen, ondanks de verschillende leveranciers waarmee zij te maken hadden. Alle koppelingen met Makelaarsuite moesten namelijk omgelegd worden, wat geen makkelijke opdracht was. De gemeente is tevreden over de implementatie, want deze is “keurig conform de planning afgerond’’. “De gebruikers hebben hier nauwelijks iets van gemerkt”, zegt Karin.
De rol van de projectmanager
Om te zorgen dat een grote migratie als deze soepel en zonder verassingen verloopt is het van belang dat een projectmanager ingezet wordt. Guus zorgt er voor dat het team ten alle tijden constructief bezig is, samen naar dat ene doel werkt, namelijk de Makelaarsuite migreren zonder noemenswaardige problemen. Dit is dan ook weer één van de activiteiten die hij leuk vindt om te doen binnen een proces als deze! Net zoals het intensieve klantcontact dat hij hiervoor heeft gehad met gemeente Haren.
Volgens Guus is het grootste gedeelte van deze migratie volgens planning verlopen. Met de aspecten die niet volgens planning gingen zijn beide partijen erg flexibel omgegaan. Een moeilijkheid in dit traject was een probleem met CIR/COO, dit kwam tijdens de migratie naar boven en was niet eerder waargenomen. Achteraf bleek dat dit waarschijnlijk een bug was die bij toeval tijdens de migratie aan het licht kwam.
Voordelen van de cloud
Wat zijn nu de grootste voordelen voor gemeente Haren om te migreren naar de cloud? Als eerste, de updates die door PinkRoccade geregeld worden, de gemeente hoeft hier niet meer over na te denken of tijd voor vrij te maken. Daarnaast kunnen zij nu sneller schakelen met PinkRoccade als er problemen zijn. Tot slot werkt het in de cloud efficiënter nu de herindeling er aan komt.
De tip van gemeente Haren “Gewoon doen’’
Leuk om te horen dat gemeente Haren andere gemeenten zeker aanraad om hun Makelaarsuite ook te migreren naar de cloud. Frits en Karin zeggen hierover: “ik zou niet weten waarom niet eigenlijk, gewoon doen!’’. Een tip die gemeente Haren nog mee wil geven: begin op tijd met het informeren van gebruikers en externe leveranciers.
Tips van Guus
Ook Guus heeft nog een aantal tips voor gemeenten die een migratie naar de cloud overwegen of binnenkort gaan migreren. Zorg ervoor dat de afstemming met 3e partijen goed is! Bij deze migratie heeft hij kunnen concluderen dat dit erg belangrijk is, omdat de verbindingen die Makelaarsuite heeft tijdig omgezet dienen te worden. Wanneer dit goed gecommuniceerd wordt verloopt de migratie nog vlotter. Twee andere belangrijke tips zijn: informeer de medewerkers op de werkvloer goed over de downtime van de Makelaarsuite en ook zeker over het belang van wat deze downtime betekent voor de interne processen binnen de gemeente.
De samenwerking tussen een projectmanager en een gemeente zorgt ervoor dat PinkRoccade één aanspreekpunt heeft binnen de gemeente en er daardoor voor kan zorgen dat de juiste mensen betrokken zijn en er snel geschakeld kan worden
Meer informatie over de cloud
Zou je graag meer informatie willen over een migratie naar de cloud en wat dit betekent voor jouw gemeente? Neem hiervoor contact op met onze accountmanagers: Harry Schouten, Kevin Bakx of Thomas van Son.
